Relevez de nouveaux défis et épanouissez-vous professionnellement au cœur d'une métropole en pleine évolution.

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Sous l'autorité du responsable du pôle, vous apportez une assistance administrative au service en termes d'organisation générale, d'accueil, de coordination, de planification et du suivi des projets. Vos missions s'articuleront autour des axes suivants :

• Assistance du responsable de pôle & des chefs de projet :
  • Gérer les agendas et organiser les réunions
  • Rédiger des comptes-rendus à partir de prises de notes ou des documents transmis
  • Rédiger des courriers techniques (Ordres de Service (OS), lettres de mise en demeure, fiche suivi de Garantie de Parfait Achèvement (GPA), etc.)
  • Mise en forme de documents et diffusion
  • Programmer les revues de processus
  • Participer à la mise en œuvre et à l’actualisation des procédures
• Assistance au suivi des projets du pôle :
  
  • Créer et mettre à jour des outils de suivi budgétaire et calendaires des projets
  • Veiller et alerter sur les échéances relatives au projet suivi (délibérations, notifications des marchés, suivi et envoi des bons de commandes, etc) en lien avec les services Marchés et Budget Fnances de la DAF
  • Constituer des dossiers et documents divers en fonction de l’avancement du projet (récupération des données et documents, compilation, réalisation de supports de présentation et reporting (concours moe, GVT, comité de pilotage, comité technique etc.)
  • Organiser le transfert des données du projet aux Pôles Patrimoine de la DSPAT et à la DAEELE
  • Préparation de bilans d’activité
• Accueil physique et téléphonique et travaux de secrétariat :
  
  • Réceptionner les appels téléphoniques et les traiter ou s'assurer de leur traitement
  • Classement et archivage de documents
  • Suivi et enregistrement du courrier le cas échéant /retour signatures
  • Remplacement en cas d’absence d’une ou des assistantes au sein du Pôle (courrier, prise des appels téléphoniques, etc).
• Intègre à ses activités les attentes de la certification qualité, sécurité et environnement :
  
  • Respecte les directives et procédures en matière d'Hygiène-Sécurité, Environnement et Qualité,
  • Communique à sa hiérarchie les anomalies rencontrées et les risques engendrés, et participe à leur résolution,
  • Contribue aux actions collectives visant l'amélioration des conditions de travail : évaluation des risques, prérequis techniques, établissement de guides, …
  • Agit dans son travail en recherchant la sécurité pour tous, la satisfaction des partenaires du BATI, la réduction de nos impacts environnementaux.
• Assurer les permanences du secrétariat par roulement en cas d'absence de l'assistante du département et/ou en relai des assistantes MANU/Nant’il
• Missions transversales : commande de fournitures, distribution des tickets restaurants, relais d’informations, participation à des groupes de travail (ex : archivage, changement de la messagerie, ...)

Vous maîtrisez  l’outil informatique et les logiciels bureautiques ainsi que les techniques de secrétariat, internet et intranet.

Vous avez des connaissances de l’organisation interne (secteurs, procédures, circuits d’information, charte bureautique, instances délibératives) et éventuellement des notions sur les spécificités liées au domaine du bâtiment.

Vous maîtrisez les logiciels de gestion mis à disposition.

La rédaction et la mise en forme de notes, rapports, supports de présentation ainsi que la création de tableaux de bord et d’outils de suivi sont des domaines maitrisés

Vous avez le respect des principes déontologiques de la fonction publique

Rigoureux-se, réactif-ve, et adaptable, vos qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe sont reconnues.

Autonome dans le travail, vous avez le sens de l'organisation et de l'anticipation avec un esprit d'analyse et d'initiative apprécié.

Ces missions vous intéressent, rejoignez-vous !